صفحه اصلی  »  ارتباطات موثر
بهمن
۲۴
۱۳۹۳
نقش مدیردرانشعابات گروهی
بهمن ۲۴ ۱۳۹۳
ارتباطات موثر
۰
, , , ,
image_pdfimage_print

 3645313261_a645d215ea_z

عکس: NASA Goddard Space Flight

فیروزه فروزانفر- روزنامه نگار

خصوصیات همکاران و کارمندان و داوطلبان در مدیریت سازمان غیر دولتی تاثیر گذار و تعیین کننده است و می تواند کل تشکیلات و سازماندهی را تحت تاثیر خود قرار دهد.

اگر شما مدیر یک سازمان هستید هرگز درباره آنها قضاوت نکنید بلکه باید مشکل را حل کنید این یک قانون طلایی است.

کمال گرا هم نباشید همچنان که خود شما نیز در مدیریت دارای نقاط ضعف و قوت هستید پافشاری روی کمال گرایی نتیجه عکس می دهد و چه بسا اعتماد به نفس همکاران شما را کاهش دهد.

نکته سنجی نیز سرعت کار را کاهش می دهد و کارمندان را درگیر حل جزییات کرده و دستیابی به اهداف را با توجه به زمان مشخصی که تعیین شده به عقب می راند.

کارمندان و همکاران خود را برای حل مشکل مشارکت دهید وگاهی ازآنها بخواهید مشکل را خودشان حل کنند.

فراموش نکنید حل مشکلات سازمان که ناشی از خصوصیات فردی همکاران است نیاز به اعتماد سازی با خود آنها دارد. ما بخش عمده ای از زندگی خود را با همکاران ودوستانی می گذاریم که با آنها یک فعالیت خیریه یا داوطلبانه انجام می دهیم چنانچه دراین برنامه مشترک میان ما آرامش نباشد امکان فعالیت دست جمعی از ما گرفته شده وبه جای لذت سوهان روح یکدیگر می شویم و با ریزش نیرو مواجه خواهید شد.

تحمل کردن بدترین شیوه برای حل مشکل در چنین مواردی است. فرض کنید همکاری راحت طلب دارید که اتفاقا خودش را فعال هم نشان می دهد در چنین شرایطی هر چه تحمل کنید و امیدوارباشید بهترمی شود او روز به روز بدتر خواهد شد بنابراین با مساله روبرو شوید و صورت مساله را حذف نکنید.

حالا واقعا فرض کنیم شما با همکاری راحت طلب روبرو هستید چگونگی برخورد چه خواهد بود؟

فراموش نکنید این افراد معمولا حاضر به اعتراف درباره کم کاری خود نیستند وهمواره گناه را بر گردن دیگران می اندازند و در مقابل تغییر مقاومت می کنند و مرتب از کار زیاد شکایت می کنند. پروسه کاری را طولانی کرده ومدیر پروژه را به التماس وادار می کنند.

بیشتر از آنچه کار کنند در آستین دلیل دارند که چرا کارها با تاخیر انجام شده و زمین و زمان را متهم می کنند.

 برای برخورد با آنها به نکات زیر توجه کنید.

–              همیشه برای آنها زمان تحویل کار را معین کنید

–              به آنها نشان دهید که پیگیر هستید و بخواهید هر گونه تاخیر را چند ساعت قبل از زمان مقرربا دلایل اطلاع دهند

–              در جلسات عمومی سعی در پنهان کردن و توجیه تاخیر آنها نکنید

–              با آنها جلسه دو نفره بگذارید و درباره کم کاری از او پرسش کنید

–              در طول جلسه به چشمش نگاه کنید

–              هدف و روش و سوالاتی که می خواهید در جلسه مطرح کنید یاد داشت کرده و توجیهات احتمالی او را پیش بینی کنید

–              نکات و دلایل برای اثبات کم کاری کارمند را جمع آوری کنید و مستند حرف بزنید

–              مکان گفت و گو را بررسی کنید تا افراد دیگر در میان جلسه وارد نشوند

–              زنگ تلفن را قطع کنید و جلسه را جدی بگیرید

–              آنقدر مکالمه را ادامه دهید تا به اهداف خود دست پیدا کنید

–              برای حل مشکل به او زمان بدهید

–              اطمینان داشته باشید که منظور شما را فهمیده است. بنابر این خوب توضیح دهید و خوب گوش کنید

–              به او نشان دهید که باید در جهت اهداف سازمانی قرار بگیرد

–              پیشنهادات او را در نظر بگیرید

–              حالت تدافعی نداشته باشید

فراموش نکنید ارزش و دارایی یک سازمان نیروی انسانی است بنابراین به آنها احترام بگذارید چرا که آنها سرمایه اصلی عمل جمعی هستند.

بهمن
۶
۱۳۹۳
چگونه از ایجاد اختلاف در گروه جلوگیری کنیم
بهمن ۶ ۱۳۹۳
ارتباطات موثر
۰

image_pdfimage_print

9328297980_89f2826db3_m

عکس: Michael Coghlan

فیروزه فروزانفر- روزنامه نگار

یکی از مدیران سازمان غیر دولتی در شهرستان های شمالی در تماس با خانه امن از دلایل ضعف کار تیمی و نداشتن روحیه انتقاد پذیری در ایران سوالاتی را مطرح کرد که فکر کردیم شاید بد نباشد به تفکیک درباره آن با شما گفت و گو کنیم. وی از تفرقه و جدایی در سازمانی که برای کمک به دختران فراری تاسیس شده می ترسید و آینده گروه را در خطر می دید.

سوال اساسی این است چرا نمی توانیم با یکدیگرکار جمعی انجام دهیم و موانع این اصل اساسی در تشکیل و تداوم فعالیت سازمان غیر دولتی چیست؟

آنچه مسلم است همکاری و کارگروهی در ایران نهادینه نشده و قهرمان گرایی، شخصیت گرایی، رقابت نا سالم، حسادت و قدرت طلبی از موانع جدی هستند که کار گروهی را تهدید می کند.

در جامعه ای که درکار گروهی، یک نفرقهرمان معرفی می شود ومعرفی قهرمان یعنی نادیده گرفتن فعالیت هایی که دیگران انجام می دهند. این نادیده گرفتن از مدرسه شروع وتا محل کارو دانشگاه و مسجد وهمه مکان های عمومی ادامه دارد. یک نفر قهرمان می شود و تشویق، و بقیه حذف می شوند.

قبیله گرایی از جمله رفتارهایی است که فعالیت جمعی را تضعیف کرده و به آسیب های جبران ناپذیری به جامعه منتهی می شود. به جای شایستگی روابط فامیلی و دوستی و همشهری بودن جایگزین شده و افراد توانا تضعیف می شوند.

در چنین شرایطی و با علم به نقطه ضعف ها چگونه می توانیم کار جمعی و همکاری را درمیان سازمان های جامعه مدنی تقویت کنیم؟

هیچ‌ یک از ما به خوبی همه ما نیست

باور کنیم که کار جمعی برای همه ما سودمند است. باور کنیم که بدون کار جمعی هیچکس موفق نخواهد شد و منفعتی برای هیچ کدام از افراد گروه به وجود نمی آید.

باوراین موضوع  تمرین و آموزش و ممارست می خواهد. یک شبه ایجاد نمی شود و با خواندن یک مقاله در فرهنگ عمومی جامعه درونی نمی شود. برای باور اگر چه باید از دوران کودکی و بهینه سازی فرهنگ سازمانی مدرسه شروع کرد اما باید از همین امروز در هر کجایی که زندگی یا فعالیت می کنیم فعالیت و برنامه ریزی برای تقویت فعالیت جمعی و اهمیت کار گروهی را شروع کنیم.

آموزش و یادگیری اولین گامی است که باید برداریم. آموزش را دست کم نگیریم بنابراین در گروه و سازمانی که عضو آن هستید درباره این موضوع گفت و گو کنید. کلاس برگزار کنید و درباره آن حرف بزنید . از حرف زدن درباره این مشکل نترسید و اطمینان داشته باشید که همه استقبال خواهند کرد.

حرف زدن درباره مشکلات و نظر خواهی از گروه به صمیمانه شدن و خلق محیطی صمیمانه و یادگیری جمعی و نشاط و ایجاد انگیزه کمک می کند و تاثیرات شگرفی از خود به جا می گذارد.

گام دوم این است که جمع یک کار گروهی تعریف کرده و کار گروهی را با آزمون و خطا تمرین کنید.

تشکیل یک تیم کاری به معنای ایجاد فرهنگی است که در آن همکاری ارزش پیدا می‌کند. در یک تیم کاری، افراد به این باور می‌رسند که افکار، برنامه‌ها، تصمیمات و فعالیت‌ها وقتی با همکاری انجام شوند، نتیجه بهتری به دنبال خواهند داشت. افراد در این تیم می‌فهمند و به این باور می‌رسند که هیچ‌یک از ما بخوبی همه ما نیست.

تجربیات ناخوشایندی که اغلب به دلیل ناآشنایی با فوت و فن کار تیمی گریبانگیر افراد شده است، مسوولیت‌ نپذیرفتن برخی از اعضا، مشکلاتی که در زمینه تصمیم‌گیری رخ می‌دهد، صرف زمان زیاد برای انجام تصمیمات، سنبل‌کاری‌ها و فرار از انجام وظایف عواملی است که افراد را از انجام کار تیمی گریزان می‌کند. فراموش نکنید که همیشه خرد جمعی بهتر از فرد کار می‌کند. خلاقیت، مواجهه مثبت با تغییراتی که روز به روز در دنیا ایجاد می‌شود، هم‌افزایی مثبت از مزایایی است که کار گروهی و تیمی را مورد توجه و در اولویت قرار داده است.

افراد کنترل کننده را فقط عمل جمعی کنترل می کند

 در همه سازمان ها و فعالیت جمعی و حتی خانه و مدرسه و محل کار افرادی با روحیه کنترل کننده پیدا می شوند. گاهی این افراد جزیی نگر یا وسواسی یا عصبانی و یا افکاری با توهم توطئه هستند. گاهی بیمارند و گاهی قدرت طلب ولی بدانید تنها عمل جمعی و همکاری گروهی است که می تواند آنها را به جمع بازگردانده و فعالیت جمعی را تقویت کند.

اگر شما به اهداف سازمان خود علاقه مند هستید به جای باند بازی و حذف و درست کردن دسته بندی بهتر است شفاف و صریح درباره موضوع گفت و گو کنید و مشکل را باز کرده و در جهت حل آن کوشش کنید و نشان دهید که چنین افرادی مورد قدردانی قرار نمی گیرند و بخصوص جامعه امروز آنها را بر نمی تابد.

تعارف و رودربایسی از آفت های فرهنگ ایرانی است که امکان گفت و گو شفاف توام با صداقت را از ما می گیرد . تعارف را کنار بگذارید و با نیت سالم با اعضا گروه درباره مشکلات گروه گفت و گو کنید. نشان دهید که شما قصد حذف آنها را ندارید و آنها نیز دارای نقاط قوتی هستند که گروه و سازمان به آنها نیازمند است.

 برنامه ریزی مهمترین روش برای تبلیغ  فعالیت گروهی است

 اگر سازمان شما از فقدان فعالیت جمعی رنج می برد شاید این سازمان دارای برنامه ریزی و سازماندهی درستی نیست و افراد در نبود برنامه ریزی امکان فعالیت جمعی و گروهی را ندارند. برنامه ریزی تمرکز افراد را از خود و خود محوری کم کرده و جمع گرایی و فعالیت گروهی را تقویت می کند.

برنامه ریزی تمرکز از جزییات را به سمت تمرکز روی اهداف می برد و ارزش کار افراد را به جمع  نشان می دهد. برنامه ریزی همکاری و تعاون را بالا می برد و حتی افراد کنترل کننده و یا قدرت طلب در برنامه حل و جذب می شوند.

برنامه ریزی حلقه ای برای بهتر کار کردن تشکیل می دهد و حتی خلاقیت فردی را در کنار کار گروهی افزایش می دهد. برنامه ریزی استرس ناشی از رفتارهای کنترل کننده بعضی افراد گروه را کم می کند و محیط پر از فشار را به محیطی همراه با شادی ایجاد می کند.

 برای تقویت همکاری گروهی اعتماد ضروری است

 اگر به دیگران اعتماد کنید، آنها هم به شما اعتماد خواهند کرد. این همان قانون طلایی در ارتباطات گروه به اعضای گروهتان نشان دهید که به آنها و کیفیت کارشان ایمان دارید. اعتماد اولین قدم در ایجاد رابطه است و شما را قادر خواهد ساخت که آگاهی بیشتری از روند انجام کارها پیدا کنید.

به اعضایتان اجازه دهید خود برای نحوه  انجام کارشان تصمیم بگیرند. با این روش کارها خلاقانه تر انجام خواهد گرفت و انگیزه و عملکرد اعضا نیز افزایش می یابد.

در قسمت های دیگر این سلسله مقاله درباره چگونگی غلبه بر موانعی که سال ها امکان فعالیت جمعی را از ما گرفته اشاره خواهیم کرد.

بهمن
۲
۱۳۹۳
چگونه یک سمینار موثر برگزار کنیم 
بهمن ۲ ۱۳۹۳
ارتباطات موثر
۰
, , , , ,
image_pdfimage_print

cs7_156-300x201

عکس: cyrusoft.net

فیروزه فروزانفر: روزنامه نگار

برگزاری سمینار یکی از فعالیت های است که شما می توانید به منظور آموزش یا ظرفیت سازی برای گروهی از مخاطبان با هدفی مشخص برگزار کنید. در کشور ما واژه همایش جایگزین سمینار شده است در حالی که همواره سمینار تحت نظارت یک استاد برگزار می شود و تفاوت ماهوی با همایش و کنفرانس و نشست دارد .

چنانچه شما قصد تشکیل یک سمینار دارید قبل از تشکیل لازم است به ۳ موضوع مهم توجه کنید .

دقیقا چه چیز را می خواهید بیان کنید

چگونه می خواهید به موضوع نزدیک شوید

مطالبی را که می خواهید بیان کنید اولویت بندی کنید

توجه کنید که در چگونگی ارائه سمینار، شنوندگان باید به حرف های شما توجه و آن را دنبال کنند بنابراین سالنی که انتخاب می کنید ، رنگ ها، چینش صندلی و نور و صدا و نحوه بیان شما در موفقیت سمینار تاثیر گذار است. البته هیچ روش ثابت و معینی در برگزاری سمینار وجود ندارد و خلاقیت برگزار کننده می تواند به افزایش کارآیی اضافه کند .

 همچنین شرایط شرکت کنندگان اعم از خوشحالی ، عصبانیت ، انگیزه ، توجه ، هیجان و علاقه در بهره وری جلسه مهم است بنابراین کوشش کنید روز و ساعت مناسبی را برای آن انتخاب کنید و قبل از روز برگزاری یک بار آنچه می خواهید بیان کنید یا نمایش دهید تمرین و سوالات احتمالی را بررسی کنید .در طول سمینار واضح و آرام و دقیق صحبت کنید و تمرین در ارائه مناسب برنامه و کاهش اضطراب شما موثر خواهد بود .

اضطراب در چنین برنامه های طبیعی است ولی باید از روش هایی برای کاهش اضطراب استفاده کنید و به خودتان اطمینان دهید هیچکدام از شرکت کنندگان بیشتر از شما درباره آن موضوع نمی دانند .

زمان بندی سمینار دارای اهمیت است و چه بسا لازم باشد چندین بار زمان بندی را کنترل کنید . از بکار گیری کلمات نا آشنا پرهیز کنید و سطح دارایی فکری شرکت کنندگان را در نظر بگیرید . حتی فرهنگ منطقه ، زبان و شهری که شرکت کنندگان از آن می آیند در کار آمدی و میزان موفقیت سمینار موثر است . تلاش کنید شرکت کنندگان به اهمیت موضوع و اهداف سمینار آگاه باشند و این وظیفه شماست که درباره اهمیت موضوع به اندازه کافی توضیح دهید . چنانچه اهمیت موضوع کلی و به تفکیک بخش مشخص نشود فراگیری شرکت کنندگان آنچنان که باید نخواهد بود .

اسلاید و عکس را فراموش نکنید 

بدون ساختار بندی عناوین و موضوعاتی که باید مطرح کنید وارد سمینار نشوید و از ارتباط تصویری خوب مانند پخش اسلاید و پاورپوینت استفاده کنید . هر تصویر به اندازه صدها کلمه ارزش دارد بنابراین از اسلایدهای واضح و ساده و گویا در انتقال مطالب به شرکت کنندگان کم نگذارید . اسلایدهایی که پس زمینه ساده داشته باشد تا در طول جلسه بتواند تمرکزو فضای متنوعی برای شرکت کنندگان ایجاد کند .

با تهیه اسلاید عنوان شروع کنید. بهتر است در هر دقیقه بین ۱.۵ تا۲ اسلاید نمایش دهید. اسلایدها باید فقط دارا نکات کلیدی باشند و ارائه دهنده آن نکات را توضیح دهد. اسلایدها نباید دارا توضیح باشند. اسلایدها باید از لحاظ نگارش مناسب وهماهنگ باشندو سطح شرکت کنندگان نیزدر نگارش در نظر گرفته شود .

از کم اهمیت ترین موضوع به سمت مهمترین موضوع حرکت کنید.

در هر اسلاید یک موضوع را مطرح ،و موضوع اصلی هر اسلاید را برای خود مشخص کنید .

همه مطالب را به صورت ساده بیان کنید.

توجه داشته باشید که اطلاعاتی را که مورد نظرتان نیست در اسلاید قرار ندهید.

در هر اسلاید بیش از ۶ خط و ۱۰ کلمه ننویسید.

اسلاید را پر از نوشته نکنید.

از آشنا ترین ایده ها به سمت ناشناخته ترین ایده ها حرکت کنید.

سعی کنید ازکمترین تعداد رنگ برا تهیه اسلایدها استفاده کنید.

به بزرگ و کوچک بودن حروف انگلیسی دقت کنید.

غلط های املایی و گرامر را بررسی کنید.

از ایده ساده به سمت ایده ها پیچیده بروید.

از رنگ های تند استفاده نکنید.

اگر از منبع و یا مطالب چاپ شده ا استفاده می کنید نام منبع را در اسلاید ذکر کنید.( ۱ )

مزایای استفاده از عکس 

همانطور که گفته شد تصاویر در آموزش نقش پایداری ایجاد می کنند و مزایای استفاده از تصاویر عبارتند از :

درک سریع مطالب را برا ی شرکت کنندگان ممکن می کند.

زمان را صرفه جویی می کند

جزییات را به روشنی نشان می دهد

شرکت کنندگان را با خود به فضا بیرون از جلسه می برد

مراحل یک پروسه ر ا می توان بخوبی با آن تشریح کرد

استفاده از اعداد و ارقام در سمینار توصیه نمی شود زیرا به علت مشکل بودن درک ارتباط اعداد با هم و سخت دیده شدن آنها در هنگام ارائه سمینار، باعث ایجاد خستگی در شرکت کنندگان می شود.

هنگامی که از تصاویر مجلات یا کتاب ها استفاده می کنید هماهنگی کامل در بین اسلایدها شما وجود نخواهد داشت، زیرا بین تصاویر اسکن شده وتصاویر کامپیوتر تفاوت کیفیت وجود دارد.پس در صورت امکان تصاویر را دوباره بکشیدو در غیر این صورت با استفاده از نرم افزارها گرافیکی حداکثر هماهنگی را بین تصاویر اسکن شده و کامپیوتر فراهم کنید.

اجازه بدهید اسلایدها و عکس ها حرف بزنند و فقط در جای لازم توضیح دهید.

پایان سمینار مانند شروع آن سخت است سخنران باید کاملا مشخص کند که سمینار تمام شده است و پیشنهاد پرسیدن سوال را بدهد و یک خلاصه و نتیجه گیری خوب برای شرکت کنندگان ارائه دهد . نتیجه بهتر است مهمترین بخش های سمینار را تکرار کند و نزدیک به پایان برنامه ارائه شود. برگزاری سمینارخوب در عین سادگی نیازمند برنامه ریزی و دقت است .با یک نفس عمیق و با اعتماد به نفس آن را شروع و با یک نفس عمیق آن را تمام کنید ( ۲ )

 منابع:

  1.  http://fann-e-bayan.blogfa.com/post-3606.aspx
  2. http://fann-e-bayan.blogfa.com/cat-59.aspx

 

اردیبهشت
۳۱
۱۳۹۳
چگونه با کار تیمی “گروه” بسازیم
اردیبهشت ۳۱ ۱۳۹۳
ارتباطات موثر
۰
image_pdfimage_print

 

 

7526

این روزها عبارت “کار تیمی ” را زیاد می شنویم. از نتایج پر بار کار گروهی دوری از تمرکز گرایی در فعالیت ها و

اداره یک گروه و سازمان است. اما سوال اینجاست اگر ما یک عده ای را دور یکدیگر جمع کنیم و درباره یک موضوع

جلسه بگذاریم و مرتب از آنها درخواست کنیم که با یکدیگر کار کنند ، کار تیمی و گروهی انجام داده ایم ؟ یا در همه

مسابقات ورزشی مانند فوتبال به صرف وجود یازده نفر که توپ را بهم پاس می دهند تا توپ را روانه گل کنند ، کار

تیمی وجود دارد؟

تصور کنید یک گروه مشاوره حقوقی برای زنان تشکیل داده اید . تک تک اعضا هم برای خودشان دارای هدف و انگیزه

هستند و این گروه مرتب با یکدیگر جلسه و برنامه هم دارند . آیا این بدان معناست که آنها در پروسه فعالیت های خود

کار گروهی را در نظر گرفته اند .

واقعیت این است که کار گروهی کلید تﺤﻮل در اداره و مدیریت سازمان ها از روﺵهایسﻨﺘﻲ به روﺵهای امﺮوزی

است . روشی که هم افزایی ایجاد می کند و گروهی توانمند با نتایج بیﺵ از انتظار ایجاد می کند. اما شرط اول ایجاد تیم

اعتماد است و برای اعتماد سازی همواره باید نقاط مشترک بین افراد گروه را شناسایی کرد . آنها باید درباره این نقاط

مشترک بیشتر بدانند تا احساس نزدیکی بیشتری با هم داشته باشند . بدون اعتماد هیچ احساس نزدیکی و صمیمیتی بوجود

نمی آید و افراد از بیان نظریات و عقاید خود خودداری می کنند . مشارکت کاهﺵ می یابد و افراد تعهد خود برای کار

تیمی را از دست میدهند و زنجیره کار از دست رها می شود . این مدل به ظاهر آسان است اما در عمل دشوار است . بنا

براین اگر دارای یک گروه هستید به سواالت زیر جواب دهید؟

به یکدیگر اعتماد می کنید؟ درگیر بحث های آزاد می شوید ؟ به تصمیم ها وبرنامه ها متعهد میشوید ؟ برای اجرای تصمیم

ها و برنامه از یکدیگر مسئولیت می خواهید ؟ تمام تالﺵ خود را برای رسیدن به هدف انجام میدهید ؟ خطاهایی را که

انجام می دهید از یکدیگر پنهان می کنید ؟ از یکدیگر کمک می خواهید ؟ بدون شناخت قضاوت می کنید ؟ برای هدایت

رفتارهای خود وقت می گذارید ؟ کینه و حسادت می ورزید ؟ از شکست و گردهمایی پیرامون شکست ها می ترسید ؟

جواب به این سواالت بخوبی نشان میدهد که گروه شما دارای کار تیمی منظم هست یا نیست؟

معموال یک تیم خوب دارای ویژگی های زیر است:

۱( سطوح باالی ارتباطی

۲( اطمینان و اعتماد

۳( خوﺵبینی

۴( انتظارات باال از یکدیگر

۵( مشارکت همه اعضا

 

۶( تعهد به اهداف مشترک

بنابراین اگر می خواهید یک گروه خوب درست کنید که با کار تیمی اداره می شود ابتدا چشم اندازهدف ها را مشخص

نموده، سپس مشکالت را بررسی نمایید . راه حل هارا بررسی کنید و از قبل بدانید مسئول نتایج آن هستید . مسئولیت

پذیری نشان می دهد که می شود به آنها اعتماد کرد .

اما شما که در پی فعالیت گروهی هستید آیا با عبارتهایی چون سند ماموریت، فعالیت ، چشم انداز،مقصدهاو ارزﺵ ها

محوری آشنا هستید ؟ آیا میدانید بدون داشتن و ایجاد تک تک این عوامل نمی توانید گروهی معطوف به کار تیمی بسازید ؟

خوب اگر نمی دانید بهتر است از همین امروزباتک تک این مفاهیم و ایجاد آنهادر فعالیت گروهی اقدام کنید . شما می

توانید از امروز و در کنار یکدیگر تعیین کنید که کجا می خواهید بروید و از چه روﺵ هایی می خواهید استفاده کنید.

چگونه می توانید در رسیدن به آن چشم انداز به یکدیگر کمک کنید و ماموریت و سند ماموریت شما چیست؟ شما می

بایست با همکاران خود بر سر تمام این نکات به توافق برسید.

فکر نکنید رسیدن به همه این نکات راحت است برای رسیدن به تک تک نکاتی که بر شمردیم شاید ساعتها وقت و جلسه

الزم باشد .

“ارزش های محوری “

اولین گام، دریافت ارزﺵ های محوری است . از اعضا گروه سوال کنید ارزﺵ های محوری که باید در این گروه

رعایت کنیم چیست ؟ بگذارید آنها در کنارهم ارزﺵ ها را تعریف کنند. ارزﺵ ها بطور کلی عبارتند از: قوانین و

استانداردهایی که ما در گروه همواره آنرا رعایت خواهیم کرد و از آن منحرف نمی شویم .

شاید بهتر باشد بجای کلمه ارزﺵ از کلمه استاندارهای فعالیت جمعی یاد کنیم. استانداردهایی که راهنمای ما در دوره

زمانی است که با یکدیگر کار می کنیم . این استانداردها به ما کمک می کند اولویت های گروه را بسازیم .

“ماموریت “

سپس باید دور یکدیگر جمع شویم و درباره ماموریت گفت وگوکنیم . سواالت محوری این نشست این است . ” چرا اینجا

هستیم ؟ چه وظیفه ای داریم ؟ مخاطب ما کیست ؟ ” زمانی که به این سوال ها جواب دادید. سند ماموریت خودرا در

اختیار مخاطب قراردهید تا آنها نسبت به کار شما اطمینان داشته باشند. اگر شما فعالیتی را بدون نوشتن سند ماموریت

شروع کنید انتظار کار گروهی نداشته باشید. و برای نوشتن ماموریت اقدامی نکنید.

“چشم انداز”

کجا می خواهید بروید و چه تصویری از آن نقطه دارید ؟ تصویر گروه از آینده چشم انداز است . روشن و مشخص و

شفاف درباره این تصویر با یکدیگر به توافق برسید. نوشتن این قسمت بسیار زمان بر است و فعالیت و تالﺵ گروه رامی

طلبد ولی نتیجه چند جمله خواهد بود .جمالتی که می تواند در سیاستگذاری عمومی سازمان شما موثر باشد . اگر رئیس

 

سازمان و یا گروه هم برای شما چشم انداز نوشت یعنی کار گروهی وجود نخواهد داشت . اگر هم چشم اندازندارید

درواقع فاقد نقشه راه خواهید بود و در نهایت هرکدام از اعضادچار اختالف سلیقه و مشکالت جدی خواهند شد.

“هدف و مقصد”

به یاد داشته باشید همواره مقصد کلی تر و هدف جزیی تر است . هدف مانند گام هایی است که بر می دارید پس ممکن

است برای رسیدن به مقصد گام های مختلفی تعریف کنید. “اهداف اولیه و ثانویه” هدف ها را زمان بندی کنید و آنها را

بنویسید تا از شکل ایده و آرزو خارج شده و شما را از سر درگمی خارج کند . انگار در دست های شماست . آن زمان

است که می توانید آنها را اندازه بگیرید و ارزیابی کنید.

حاال آنچه انجام داده اید از ارزﺵ ها تا اهداف را به ترتیب اولویت بندی کنید و هر کدام را در یک جدول قرار دهید و

همواره آنرا مقابل چشم خود و افراد گروه قرار دهید . تا بتوانید نقشه راه گروه خود را تدوین نمایید.

اردیبهشت
۳
۱۳۹۳
آسیب شناسی فعالیت گروهی
اردیبهشت ۳ ۱۳۹۳
ارتباطات موثر
۰
,
image_pdfimage_print

2941569916_bcddaa40f4_z

عکس: Peter Samis

فیروزه فروزانفر- روزنامه نگار

اهمیت کار گروهی

کار گروهی عبارت است از: مجموعه تلاش های آگاهانه، منسجم و هماهنگ افرادی که برای دست یابی به هدف یا اهدافی مشترک صورت می گیرد و هم افزایی در محصول و نتیجه را در پی دارد.

باید توجه داشت که یک گروه کاری، تنها جمع عده ای داوطلب برای مشارکت در یک فعالیت نیست، بلکه از سازماندهی ویژه ای نیز برخوردار است، که بدون آن، ارزش افزوده حاصل نمی شود. یک گروه کاری علاوه بر اعضای گروه، نیاز به راهبر و نظام ارتباطی؛ یعنی شیوه و گردش کار ویژه ای دارد که اعضا را به هم و به راهبر گروه مرتبط سازد. نظیر این که اگر قرار باشد چند کامپیوتر در یک شبکه با هم همکاری کنند به یک سرور مرکزی نیاز خواهد بود، که از سیستم عامل ویژه ای برخوردار است ‫. پیش از آنکه به خصوصیات کار گروهی و تیمی بپردازیم بهتر است چند آسیب جدی کار تیمی را مرور کنیم ‫.

 شیوه های مناسب برخی از دیگر آسیب های محتمل فعالیت های جمعی به قرار ذیل است:

  • کار گروهی رشد فردی را تحت الشعاع قرار می دهد. کسانی که قدرت رشد فردی بالاتری دارند، به دلیل این که باید با گروه همراه و هماهنگ شوند، مجبور ستند  از سرعت خود بکاهند و به پای افراد کند و ضعیف گروه حرکت کنند‫. نقایص افراد در جمع پنهان می شود، به گونه ای که برای افرادی که ضعیف تر از بقیه هستند، این فکر پیش می آید که به دلیل هم گروه بودن با افراد قوی می توانند مشکلات خود را نادیده گرفته و احیانا از آن ها غافل شوند و در صدد حل و رفع آن برنیایند. افراد ضعیف در کنار افراد قوی ناخودآگاه گمان می کنند که همواره کارها به خوبی پیش می رود و نیازی به بازسازی شخصیت و مهارت افزایی وجود ندارد.
  •  حرکت در کار گروهی کندتراز کار فردی است و سبب تأخیر دراقدام می شود. به این معنی که اگر افراد انگیزه های لازم را داشته باشند، به دلیل این که در گروه نیاز به هماهنگی و همراهی همه یا اکثر افراد دارند، باید زمانی را برای هماهنگ شدن و همراه شدن با دیگر اعضای گروه صرف کنند و حال آن که در حالت فردی چنین هماهنگی نیاز نیست و به لحاظ زمان بازدهی بیشتری خواهند داشت.
  • ناامیدی و بی اعتمادی از نخستین نشانه های برخورد با موانع و مشکلات در یک حرکت جمعی است. در بسیاری از مواقع، وقتی یک حرکت جمعی با مشکلی مواجه می شود، که سرعت حرکتش را کند می کند، یا حتی خطر آن می رود که به صورت کامل متوقفش کند، یکی از ساده ترین واکنش ها این است که ماهیت جمعی بودن آن را زیر سؤال ببریم. سستی و جداشدن بعضی از اعضای گروه درخلال، باعث می شود که کار گروه ابتر بماند . به عبارت دیگر اگر کار جمعی تا انتها به سرانجام نرسد، ممکن است هیچ بهره ای از کار حاصل نشود، حال آن که در کار فردی، شخص در هیچ لحظه ای معطل کسی نمی ماند و بنابراین، احتمال این که کارش از ناحیه دیگران بی ثمر شود، بسیار پایین می آید.
  • در کار گروهی لازم است بخشی از انرژی، در سازماندهی، نظارت و کنترل در کار صرف شود، در حالی که در کار فردی این انرژی نیاز نیست. اگر این هماهنگی نباشد ممکن است نتیجه کار افراد توسط دیگران خنثی یا معکوس شود.
  •  در شبکه روابط گروهی باید مهارت حفظ روابط، و حل تناقضات، مشکلات و مسائل وجود داشته باشد. اگر این مهارت ها وجود نداشته باشد، گروه ها دچار مشکل می شوند، نداشتن مهارت های کار جمعی، یکی از مشکلات و آسیب های آن به شمار می رود‫.

اما خصوصیات یک کار تیمی عبارتند از ‫:

ارادی و آگاهانه بودن

قید آگاهانه در این تعریف آن دسته از تلاش هایی را که به صورت  ناخودآگاه در قالب جمعی صورت می گیرد، از کار تیمی  خارج می کند. به عبارت دیگر، اگر برخی فعالیت های فردی، در شرایطی کاملا اتفاقی با فعالیت های فردی دیگران هماهنگ شود و نوعی هم افزایی را به وجود آورد،  کار گروهی محسوب نمی شود. به دیگر بیان چون اراده ما تاثیری در شکل گیری چنین فعالیتی به صورت گروهی نداشته است، در این جا مورد بررسی قرار نمی گیرد.

انسجام و هماهنگی

هماهنگی میان اعضای گروه در دو سطح قابل تصور است:

  •  یکی این که فعالیت هر عضو گروه، ضدیتی با کار سایر اعضای گروه نداشته باشد و مزاحم  به فعالیت های دیگران نباشد.
  •  سطح دوم و بالاتر این که فعالیت هر فرد علاوه بر این، کمک به کار آن ها نیز محسوب شود.

 سطح مطلوب در یک کار گروهی بهینه، سطح دوم است و لذا در این قسمت لازم است تا روشن کنیم که چگونه می توان به این سطح از هماهنگی میان اعضا دست یافت. دو دسته عامل در بین اعضای گروه وجود دارد که می توان از طریق آن ها سطح هماهنگی گروه را بالا برد:

 یکی عوامل مشترک که به چگونگی قرار گرفتن اعضا در گروه بازمی گردد و دیگری عوامل درونی و فردی است. این دو، هم بر انسجام گروهی و هم بر یکدیگر نقش تاثیرگذاری دارند. عوامل دسته اول هنگام طراحی گروه باید به شکل بهینه مد نظر باشد و عوامل درونی باید توسط اعضای گروه به طور شخصی مورد توجه و عمل قرار گیرند تا سطح بالایی از انسجام گروهی حاصل گردد که ما در این جا به برخی از این عوامل شخصی اشاره می کنیم.

  •  اعتقاد به کار گروه .
  • داشتن مهارت های کار گروهی.
  • روحیه اطاعت از رهبر منتخب.
  • نظم و انضباط ویژه در امور شخصی.
  •  روحیه کار تشکیلاتی، از جمله این که محدوده ها، حدود، وظایف و اختیارات تعریف شده در گروه را به رسمیت بشناسند و همراهی با جمع را حتی در امور مخالف نظر شخصی شان را داشته باشند. مخالفت باید قبل از تصمیم گیری و در مرحله تضارب آرا باشد، ولی بعد از تصمیم گیری گروهی، نظرات شخصی کنار گذاشته شود و همدلانه برای تحقق اهداف گروه تلاش شود. تعهد و وظیفه شناسی داشته باشند، خیال همه راحت باشد که فرد وظایف محوله را به نحو احسن انجام خواهد داد‫.  به اندازه توان مسئولیت قبول کنند. در تصمیم گیری ها، اصل مشورت را رعایت کنند. توان تصمیم گیری در محدوده اختیارات و مسئولیت مربوطه شان را داشته باشند ‫. فرد برای همه جزئیات منتظر تصمیم گروه نباشد‫.

همچنین:

  • گذشتن از علایق شخصی به نفع اهداف گروه .
  •  تحمل کندی رشد شخصی به خاطر همرهی با گروه.
  •  تحمل کندی طبیعی انجام کار گروهی.
  •  مدارا با افراد سطح پایین تر و تشویق آنان به رشد و پیشرفت به جای سرزنش زبانی و عملی آنان.
  •  پذیرش عضویت در گروه تنها در صورت هماهنگی میان اهداف شخصی با اهداف گروهی است، در غیر این صورت، نه گروه را معطل خودشان کنند و نه خودشان را معطل گروه.
  • تنظیم برنامه سایر فعالیت ها با لحاظ برنامه های جمعی و ایجاد هماهنگی میان آن ها.
  •  جدیت در انجام وظیفه محوله به صورتی که نوع کار، رفتار دیگران و سایر عوامل در اراده و جدیت فرد تاثیری نگذارد.
  •  اخلاص در انجام وظیفه؛ یعنی هر عضو فقط به دنبال بهبود رابطه با خدا باشد نه چیزهایی؛ از قبیل امتیازجویی و رقابت با دیگران.

نکته: کار گروهی تنها در صورتی پیش می رود، که اعضای گروه بتوانند به کار دیگران اعتماد کنند. بنابراین، اگر اعضای گروه به کار دیگری اعتماد نداشته باشد،  باید آن کار را یا خودش انجام دهد و یا مجددا آن را چک و بازنگری کند، که این مسئله کار را از گروهی بودن خارج می سازد. برای این منظور لازم است هر کس به ضوابط بالا به صورت حداکثری مقید باشد تا این حسن اعتماد حاصل و تقویت شود‫.

فروردین
۲۷
۱۳۹۳
فرهنگ سازی سنگ بنای کار جمعی
فروردین ۲۷ ۱۳۹۳
ارتباطات موثر
۰
image_pdfimage_print

6049220331_068a05d59d_z

عکس: Kat

 فیروزه فروزانفر- روزنامه نگار

 در میان ایرانیان کار تیمی ضعیف است و این یک واقعیت است. واقعیتی که از کمبود دانش و آگاهی درباره ظرفیت های کار تیمی ناشی می شود. برای ایجاد فرهنگ کارجمعی افراد باید خود را باور کنند و به یکدیگر اعتماد داشته باشند به اهمیت مشورت پی برده و هر یک خود را، حلقه‌ای بدانند که تنها با پیوند شان به یکدیگر زنجیر محکمی ساخته خواهد شد. البته وجود بعضی جاذبه های شغلی در هر منطقه،  ضعف مدیریت و عدم شناخت نسبت به تاثیرات کار تیمی مانع از بروز و شکل گیری استعدادها و ظرفیت های بالفعل در قالب تشکل های گروهی گردیده است که  باید در این زمینه  کار ترویجی و آموزش بیشتری صورت گیرد تا فرهنگ کار جمعی بر فضای جامعه و محیط کار حاکم گردد. کار ترویجی که تا همگان دریابند فردی عمل کردن و داشتن روحیه فردگرایی برخلاف تصور برخی، اصلا موضوع مثبتی نیست بلکه جنبه های منفی فراوانی دارد. در واقع چون انجام فعالیت های گروهی نیاز به فعالیت و هم فکری و همکاری گروهی دارد، فردگرایی در آن آسیب و افت تلقی می شود. بنابراین شاید از نقد شدن می ترسیم که به فعالیت جمعی تن نمی دهیم.  
 اما به هر حال  امروز امکان هیچ فعالیت و عمل معطوف به نتیجه، بدون کار تیمی ممکن نیست. تیم سازی یکی از اقداماتی است که هر سازمان، نهاد یک گروهی از خرد تا کلان برای بهبود عملیات و بهبود فرآیند تصمیم گیری انجام می دهد. تنها در گرو فعالیت تیمی است که مشارکت افزایش می یابد و بعنوان یک وسیله در جهت مدیریت بهتر قرار می گیرد.

اصولا بدون کار تیمی گروه شکل نمی گیرد چرا که گروه را تنها می توان به تعدادی از افراد اطلاق کرد که پیرامون هدف و برنامه ای مشترک گرد می آیند و با یکدیگر درکنش وارتباط متقابل و تعامل موثر هستند. ارتباطی که از روابطی پایدار الگو گرفته و از نظم پیروی می کند ودارای ساختار است و تک تک اعضای خود را به مثابه گروه تلقی می کنند. شرط هم این است که اعضاء اهداف گروه را عمیقا” درک کنند و به یکدیگر اعتماد داشته باشند و جمعی تصمیم بگیرند. گروه های که همواره به دنبال افزایش فعالیت تیمی هستند با تعهد کار می کنند و به افزایش توانمندی یکدیگر توجه می کنند. این گروه ها انعطاف پذیرهستند و اطلاعات را بین اعضا تقسیم می کنند.

در این میان نقش مدیریت و رهبری در تیم دارای اهمیت است. مدیر واقعی فردی است که توانایی ایجاد کار تیمی را دارد. به عبارتی نقش مدیر در تکوین چنین فر آیندی ویژه است. بهترین مدیر فردی است که می تواند از تعدادی از افراد تیم بسازد. بنابراین هیچگاه نباید از نقش مدیریت که فعالیت تیمی و تاثیرات آن را هم باور دارد و هم توانایی ایجاد آن را دارد غافل شد.

اما به نکات زیر درباره یک تیم و اعضای آن توجه کنید :

  • سطوح بالای ارتباطی
  • اطمینان و اعتماد
  • خوش بینی
  • انتظارات بالا از یکدیگر
  • مشارکت همه ی اعضا
  • تعهد به اهداف مشترک

ودر آخر اینکه بدون همکاری، هیچ شانسی برای رسیدن به هدف نخواهند داشت.

همچنین اعضای یک تیم بخوبی می دانند تنها با  فعالیت گروهی و جمعی می توانند به دست آوردهای زیر دست یابند. دست آوردهایی چون :

  • خلاقیت بیشتر
  • افزایش انگیزه
  • افزایش توجه به هم افزایی و خلاقیت
  • کاهش ریزش کارکنان (رفتن کارکنان از سازمان)
  • افزایش ارتباطات
  • استفاده ی بهتر از منابع
  • تصمیم گیری بهتر
  • 
فرهنگ سازی سنگ بنای کار جمعی


وقتی افراد قصد انجام کاری دارند باید کنار هم و با هم کار کنند و احتیاج به مدارای بیشتری است. افراد باید به یک سطح رشد شناختی و عاطفی رسیده باشند تا بتوانند خود را به جای دیگران قرار دهند و از دیدگاه دیگران موضوع را بررسی کنند.این احتیاج به رشد یافتگی دارد و البته پیش از آن فرهنگ سازی دارد. اگر در سازمان ها اتاق فکری وجود داشته باشد و افراد مختلف فکرهایشان را روی هم بریزند و از همه کارشناسان نظرخواهی شود بیشتر افراد به کار جمعی و تضارب آرا سوق داده می شوند. رسانه ها به ویژه رادیو و تلویزیون که مخاطب  دارند می تواند بر روی فرهنگ سازی کار جمعی موثر باشند. بنابراین رسانه ها می توانند به این موضوعات جهت مثبتی داده و با فعالیت های گروهی خیلی آرام کتاب ها و مجلات کارشان را شروع کنند؛ چون در یک مقطع زمانی قابلیت اثربخشی دارند. به هر حال فرهنگ سازی احتیاج به یک برنامه گسترده دارد آن هم در همه سطوح. از همان بدو تولد فرزند خانواده سپس مدرسه و بعد از آن جامعه باید کار خود را شروع کند. کم کم این فکر تزریق شود نه به صورت آرایشی و نمایشی که از مدرسه تا دانشگاه  کادر مدرسه این موضوع را باور کنند که کار گروهی چه مزیت هایی دارد. جلب توجه جوانان به کار جمعی می تواند آثار بزرگی برجای بگذارد.

در نهایت باید گفت: «کلید اصلی تقویت تفکر کار جمعی در نظام آموزش است . تفکری که  از زمان کودکی و نوجوانی باید آغاز شود.»

دی
۲۶
۱۳۹۲
سوال درست، کلید ارتباطات دو جانبه
دی ۲۶ ۱۳۹۲
ارتباطات موثر
۰
, ,
image_pdfimage_print

2201907500_6f0741be40_o

عکس:  the Italian voice

فیروزه فروزانفر- روزنامه نگار

 اگر سوال اشتباهی بپرسی، احتمالا جواب اشتباهی نیز خواهی گرفت یا حداقل جواب مناسبی نخواهی گرفت. پرسیدن سوال درست کلید ارتباطات دو جانبه، تبادل اطلاعات و برگزاری یک کارگاه موفق است. چنانچه  سوال مناسب بپرسید ودر شرایط درست سوال کنید، شما می توانید مهارت های ارتباطی تان را بهبود ببخشید ،  روابط قویتری ایجاد کنید، افراد را به شکل موثرتری مدیریت کنید و فرصت یادگیری را برای دیگران نیز ایجاد کنید. به هر حال سوال جز لاینفک برگزاری یک کارگاه و یا جلسه سخنرانی است بنابراین مناسب است  با برخی از تکنیک های معمول و زمان استفاده (یا زمان عدم استفاده) از آنها آشنا می شویم. اصولا سوال دارای تقسیم بندی متفاوت است. می توان سؤال ها را بر اساس هدف، محتوا و نحوه مطرح کردن طبقه بندی کرد – اما ابتدا سه نوع طبقه بندی اصلی را با هم مرور کنیم . سوالات بسته، باز و هدایت کننده. هر کدام از این نوع سؤال ها را باید در جای خود استفاده کرد. به تقسیم بندی زیر توجه کنید.

سوالات بسته

سؤال های بسته را معمولا سؤال هایی می دانند که با «بله» و «خیر» پاسخ داده می شوند، اما در واقع هر سؤالی که پاسخ آن کوتاه باشد را می توان سؤال بسته دانست. سؤال های بسته را در طول مصاحبه و برای چک کردن آمار، اسامی، عناوین شغلی و نام مکان ها می توان به کار برد.

  آیا شما صحنه تصادف را دیدید؟ خیر

 نام ایشان چیست؟علی

 اما نباید فراموش کرد که مصاحبه ای که سؤالات بسته زیاد و در نتیجه پاسخ های کوتاه زیادی داشته باشد، گفت و گوی  خوبی از آب در نمی آید.

سوالات باز

پاسخ مطلوب در سؤال های باز باید طولانی تر باشد.

 دقیقا تفاوت این دو زبان در چیست؟

 یکی از انواع سوال های باز، تکرار است. این نوع سؤال زمانی به کار می آید که به نظر می رسد سوال  شونده هنوز حرف های بیشتری برای گفتن دارد. در اینجا به طور غیر مستقیم، به دنبال دریافت اطلاعات هستیم.

من تنها فردی بودم که در آن سانحه زنده ماند.

سکوت

 شما تنها فردی بودید که زنده ماند؟

 سؤالات بسطی  زیر مجموعه سؤالات باز هستند و برای دریافت اطلاعات بیشتر و جزئی تر استفاده می شوند. زمانی که می خواهیم معلم یا تسهیل گر مثال های بیشتری برای گفته های خود بیاورد، از این سؤال ها کمک می گیریم. در اینجا اصطلاح «به طور مثال»، ارزش خود را به خوبی نشان می دهد.

  شرکت ما برای پیشبرد این برنامه ایده های جدیدی ارائه کرده است. ممکن است در مورد مهم‌ترین آن ها کمی بیشتر توضیح دهید؟

 علاوه بر سؤالات بسطی، سؤالات توضیحی نیز زیرمجموعه سؤالات باز هستند. هرچه بیشتر در عرصه مصاحبه تجربه کسب کنید، به وضوح خواهید دید توضیح بیشتر خواستن در مورد آنچه مصاحبه شونده گفته است، از اهمیت بالایی برخوردار است.

 بعد از این، نیروهای روسی وارد منطقه شدند و آنجا را اشغال کردند. درست متوجه شدم. نیروهای روسی بعد از نیروهای گرجی وارد منطقه شدند؟

 در بسیاری از اوقات ممکن است تنها به خاطر بد شنیدن کلمات آموزشگر، بد ادا کردن کلمات و استفاده از کلماتی که ممکن است باعث سوء تفاهم شوند، نیاز به توضیح بیشتر باشد. مصاحبه کننده همیشه باید به پرسیدن سؤالات توضیحی عادت داشته باشد. معمولا سؤالات توضیحی را اینگونه باید شروع کرد:

 من درست متوجه شدم، شما معتقدید که …

 آنچه شما می گوید بدین معنا است که…

 سؤالات باز اگر به خوبی انتخاب شوند، باعث می شوند توجه آموزش گر جلب و برای ادامه دادن صحبت هایش ترغیب شود، چرا که با این کار مصاحبه شونده نشان می دهد که به شنیدن حرف های او علاقه مند است. تنها نکته منفی در این مورد ممکن است زیاد صحبت کردن معلم   باشد که در این مورد نیز در صورتی که از ابتدا به او بفهمانیم که دقیقا به دنبال چه چیزی هستیم، مشکل قابل حل است.

گاندی می گوید: قبل از تربیت شاگرد باید معلم تربیت کرد و معلم خوب معلمی است که اجازه می دهد شاگردان سوال کنند و سوال درست را به آنها می آموزد و  می داند که به چه سوالی کجا باید پاسخ گوید . آموزش گر خوب شاگردان را درگیر سوالات می کند   و از درگیری آنها با سوالات به آنها آموزه های نو یاد می دهد .۱

بنابراین به عنوان یک تسهیل گر یا آموزش گر همواره به روند ایجاد سوال فکر کنید .

۱-      http://lahzehaekodaki.blogfa.com/post/64

آبان
۱
۱۳۹۲
برقراری ارتباط موثر پیش شرط برگزاری کارگاه آموزشی
آبان ۱ ۱۳۹۲
ارتباطات موثر
۰

image_pdfimage_print

7658431138_54f9165dd9 عکس:  lugar a dudas

فیروزه فروزانفر- روزنامه نگار

  ارتباط موثر رابطه ای است که در آن شخص به گونه ای عمل می کند که علاوه بر اینکه خودش به خواسته هایش می رسد، افراد مقابل نیز احساس رضایت دارند. از نکات کلیدی یک کارگاه آموزشی موفق، توانایی تسهیل گر یا تسهیل گران در برقراری ارتباط موثر است. ارتباطی که بتواند پیام کارگاه آموزشی را به خوبی منتقل کند و بازخورد مناسب پیام را دریافت کند. پیش نیاز ایجاد ارتباط موثر احترام به افرادی است که با دیدگاه های مختلف فکری در یک دوره آموزشی شرکت می کنند. تسهیل گرخوب اندیشه های متفاوت را به رسمیت می شناسد و به نظرات و دیدگاه های شرکت کنندگان فعالانه گوش می دهد و شنونده خوبی است. تسهیل گر خوب زمانی که صحبت می کند  شمرده،  پر انرژی، صمیمانه و بشاش حرف می زند. طعنه نمی زند و شرکت کنندگان را تخریب و مقایسه نمی کند و از قضاوت پرهیز می کند، شفاف و واضح صحبت می کند و فضل فروشی نمی کند. تماس چشمی و حرکات بدن تسهیل گر از نکات تعیین کننده برای برقراری ارتباط موثر با شرکت کنندگان است چرا که چشم و حرکات بدن می تواند بخشی از انتقال پیام را انجام داده و احساسات را منتقل کنند. اصولا کارشناسان مدیریت نیز ارتباطات موثر را همواره در دو بخش کلامی و غیر کلامی بررسی کرده و به مطالعه می پردازند.

در هنگام برگزاری کارگاه آموزشی همواره باید برای ایجاد ارتباط موثر با توجه به مطالعه و بررسی سوابق روحی و علمی شرکت کنندگان برنامه ریزی کرد و بدون برنامه وارد کارگاه آموزشی نشد و به شیوه ها و شگردهای مختلف آن فکر کرد. داشتن اعتماد به نفس و انتقال آن به شرکت کنندگان از خصوصیات ضروری برای  تسهیل گر است. با اعتماد به نفس می توانید به قلب افراد دست پیدا کنید و اعتماد آنها برای مشارکت فعال در طول کارگاه را با خود داشته باشید. طرح موضوعات جذاب مطابق با روحیه شرکت کنندگان نیز برای ارتباط هرچه بیشتر دارای اهمیت است. بنابراین برای شکستن یخ هایی که دور افراد شرکت کننده در کارگاه آموزشی را گرفته از موضوعات مورد علاقه آنها استفاده کنید. خوب به آنها گوش دهید، تمرکز کنید و هنرمندانه سوال بپرسید. فراموش نکنید که  ارتباط جریانی است که از یک فرد در وجود دیگری نفوذ می کند و با ایجاد تفاهم، آنها را به مشارکت دعوت می کند بنابراین اگر به مشارکت اهمیت می دهید برای ایجاد ارتباط در کارگاه آموزشی، کلاس درس و حتی زندگی شخصی و کوشا باشید.

 بیان موثر

 درهرارتباطی مایک فرستنده ویک گیرنده پیام داریم.  فرآیند ارتباط شروع می شود که فرستنده پیامی را به گیرنده ارسال کند وگیرنده پیام، بتواند آن را به طورکامل وصحیح دریافت نماید. پس باید درارسال پیام قوانینی رارعایت کنیم:

الف- پیام باید مستقیم باشد.(ازکنایه استفاده نکنیم)به درگفتن تادیوار بشنود.

ب- پیام باید واضح باشد.(پیام نباید دو پهلو باشد یعنی از یک پیام نباید برداشت های متضاد ومتفاوتی ممکن شود.)

ج- پیام باید مسالمت جویانه باشد.(پیام باید باعث ازبین رفتن رنجش باشد)

د- فاصله مکانی وفیزیکی بین ما و شرکت کنندگان مناسب باشد. فاصله مکانی وفیزیکی بین ما ودیگران درارتباط بسیار موثر است. چهارنوع حریم مکانی داریم که شامل موارد زیر می باشد:

  1.  حریم صمیمانه: ۴۵-۱۵ سانتی متر .این فاصله مخصوص والدین وفرزندان وزن وشوهر می باشد.
  2. حریم شخصی: ۷۵-۴۵  سانتی متر. این فاصله مخصوص اقوام وفامیل دریک مهمانی است.
  3. حریم اجتماعی: ۱۲۰-۷۵ سانتی متر. این فاصله مخصوص رئیس ومرئوس می باشد.
  4. حریم عمومی: ۶-۳ متر. این فاصله بین معلم وشاگرد یا سخنرانی کردن دریک جمع است.

 ه – لحن ، شتاب و تن صدا با توجه به بزرگی اتاق ، تعداد شرکت کننده و موضوع مورد بحث تنظیم شده باشد .

همچنین حفظ یک وضعیت باز و پذیرا، مانند دست به سینه نبودن و پا روی پا نینداختن، بخش مهم دیگری از قیافه درگیر بودن است. دست به سینه بودن و پا روی پا انداختن، اغلب بسته بودن و حالت دفاعی داشتن را به ذهن طرف مقابل متبادر می کند. نشستن بر روی لبه میز، در حالی که مخاطب روی صندلی نشسته و یا ایستادن هنگامی که او نشسته است ، می تواند مانع مهمّی برای ارتباط موثر است. خم شدن به سمت گوینده، در مقایسه با تکیه کردن به عقب یا لم دادن بر روی مبل، انرژی و توجه بیشتری را انتقال می دهد. اغلب افراد نه تنها تمایل دارند خود را به جلو خم کنند که در صندلی هایشان نیز رو به جلو می نشینند. اما برعکس، بعضی شنوندگان چنان به صندلی هایشان تکیه می دهند که مثل مجسمه هایی نشسته و خشک، به نظر می آیند. و این حالت برای گوینده بسیار ضدانگیزه است. از حرکات اضافی و کارهای انحرافی مانند بازی با مداد تکمه و مرتباً به ساعت نگاه کردن و…نیز  پرهیز نمایید.

 بنابراین می توان نتیجه گرفت برای برقراری ارتباط موثر در کارگاه آموزشی که به مثابه یک چسب برای جذب شرکت کنندگان عمل می کند تا چه حد باید ریز بین بود و دقت کرد و از هیچ نکته ای به سادگی عبور نکرد. اما همواره ارتباط با یک موضوع آغاز می‌شود، موضوعی که نوشتاری یا کلامی آغاز می شود تا تغییری را ایجاد نماید. برای برقراری یک ارتباط خوب باید مطمئن شویم که ایده‌ها یا پیام‌هایی که می‌فرستیم دریافت، درک و به آن عمل می‌شود. ارتباط ،مجموعه احساسات، طرز برخوردها، ارزش‌ها، امیدها و رویاها را دربرمی‌گیرد. بنابراین انتخاب موضوع دارای اهمیت است. تسهیل گر می تواند موضوع را در ارتباط با هدف کارگاه انتخاب کند یا از موضوعات مشترک برای ورود استفاده نماید.

در پایان به یک نکته اساسی دیگر برای ارتباط موثر اشاره می کنیم. موضوع و پیام شما هر چه هست باید دارای خصوصیاتی به لحاظ محتوا نیز باشد این خصوصیات عبارتند از:

 صحت:  پیامی معتبر و عاری از خطا در واقعیت،تفسیر و قضاوت

فراهم بودن:  پیام ( پیام های مورد نظر یا سایر اطلاعات ) در جایی ارایه شود یا فراهم باشد که مخاطب بتواند به آن دسترسی یابد .

پایداری:  ساختار درونی پیام با گذشت زمان غیر قابل انکار باشد و در قبال اطلاعاتی که از سایر منابع کسب می شود نیز پایدار باشد .عبارت فوق،وقتی که محتوای معتبر یا در دسترسی وجود نداشته باشد ، آسان نیست.

قابلیت فرهنگی:  طراحی،اجرا و ارزشیابی فرآیند با توجه به مباحث ویژه گروه های هدف منتخب ( برای مثال :  قومی ،نژادی و زبانی ) و نیز سطوح آموزشی و ناتوانی آن ها انجام گیرد.

متکی بر شواهد:  شواهد علمی مناسب منتج از بررسی های جامع و تحلیل های همه جانبه برای تنظیم دستورالعمل های کاربردی

رسیدن به گروه هدف :  پیام به بیشترین تعداد ممکن از جمعیت گروه هدف برسد یا در دسترس آن ها باشد  .

اعتبار:  منبع پیام موثق و خود پیام منطبق با زمان باشد.

تکرار:  ارائه / دسترسی به پیام تداوم یافته یا در طول زمان تکرار شود، هم برای تقویت تاثیر بر مخاطبان معین و هم برای رسیدن به گروه جدید مخاطبان

به موقع بودن:  پیام هنگامی که مخاطب بیشترین پذیرش یا نیاز به اطلاعات ویژه را دارد، ارائه شود یا در دسترس باشند  .

قابل فهم بودن :  سطح خواندن یا زبان ( یا فرمت مولتی مدیا ) برای مخاطب مربوط مناسب باشد .

 حال چنانچه در تدارک یک کارگاه آموزشی هستید به نکات ذکر شده دقت کرده و از همین حالا تمرین را آغاز کنید. تمرین می تواند از محیط کار، خانه و روابط با دوستان و آشنایان شروع شود. از یک جلسه اداری یا مهمانی دوستانه ارتباط موثر مهارتی است که شما برای زندگی بهتر به آن نیاز دارید .