یخ شکنی مقدمه تیم سازی


کارگاه های مهارت ارتباط موثر2-     مهارت کنترل خشم3-     مهارت مدیریت استرس4-     مهارت حل مساله5-     مهارت ابراز وجود

عکس: sbu.ac.ir

فیروزه رمضان زاده

    کارگاهی با هدف شناسایی تفاوت های مدیریت و رهبری برای دانشجویان دختر دانشگاه الزهرا برگزار کردم. قبل از جلسه اول متوجه شدم ۱۲ شرکت کننده در این کارگاه از دانشکده ها و رشته ها و شهرهای مختلف در این کارگاه ثبت نام کرده اند و احتمالا در شروع کلاس نمی توانند، ارتباط موثری بین خودشان ایجاد کنند. درحین تحقیق بیشتر دریافتم که مهمتر از همه متعلق به گروه های مختلف فکری و تعلقات سیاسی هستند و برای شرکت در کارگاهی با عنوان مدیریت و رهبری با پیش داوری نیز شرکت خواهند کرد .

روز تشکیل کارگاه ۱ ساعت زودتر به محل برگزاری کارگاه رفتم و شروع به چینش صندلی ها و وسایل آموزشی کردم و اطمینان داشتم که در فرآیند ۳ روزه کارگاه به دست آوردهای خوبی دست خواهیم یافت. تصمیم گرفتم زمان یخ شکنی بین شرکت کنندگان را افزایش داده و این پروسه را با دقت بیشتری پیش ببرم. بخوبی می دانستم کلید موفقیت کارگاه برگزاری موفق یخ شکنی در میان این ۱۲نفر است. قبل از توضیح آنچه در این مرحله اتفاق افتاد بهتر است به تعریف یخ شکنی در کارگاه آموزشی بپردازیم.

یخ شکنی به معنای ایجاد فرصت برای شناخت  بیشتر شرکت کنندگان از یکدیگر، آموزشگر و تسهیلگران است. شناختی که فاصله میان آنها را کاهش داده و دیوارهای شیشه ای میان آنان را بشکند تا آنها با شناخت مقدماتی از هم به راحتی با یکدیگر گفت و گو کنند، درگیر آموزش و یاد گیری شوند واز زمان در جهت آموزش بهترین بهره برداری را کنند. یخ شکنی مقدمه تیم سازی است. بدون یخ شکنی هیچ فعالیت تیمی شکل نخواهد گرفت و دسترسی به اهداف میسر نخواهد شد. فراموش نکنید که باید یخ شکنی در فضایی شاد، مفرح و تعاملی برگزار شود و شرکت کنندگان از همراه بودن در آن احساس راحتی کنند. می توانید پس از اتمام فرآیند یخ شکنی با یک تمرین تنفسی شرکت کنندگان را آماده یک زنگ تفریح کوتاه و شروع آموزش کنید.

بدون شک ضرورت اجرای این تکنیک در مواقعی که افراد یکدیگر را نمی شناسند یا باهم کار نمی کنند بیشتر وجود دارد.

مواقعی که :

• افراد با پيش زمينه هاي متفاوت دور هم جمع مي شوند

• زمان آموزش محدود است

• تيم  تازه شکل گرفته است

• موضوع مورد بحث جديد است و يا اکثر شرکت کنندگان با آن آشنا نیستند

•شما به عنوان تسهيل گر نياز به شناخت بيشتر شرکت کنندگان داريد و آنها نيز بايد بهتر شما را بشناسند

اما یخ شکن ها گوناگون و با تاثیرات متفاوت روی گروه های مختلف آموزشی طراحی می شوند . گاهی تنها طرح سوالات هیجانی و گاهی بارش فکری نیز می تواند به عنوان یخ شکن یا انرژی دهنده عمل کند. او می تواند در همان ابتدای جلسه تغییر آهنگ و افراد را در جلسه درگیر کند و گاهی تسهیلگر نیازمند طراحی یخ شکن های دیگر است. این بارش افکارها باید تند و آتشین باشد و به آنها کمک کند تا خلاقانه فکر کنند وسعت مطالبی را که شما می خواهید طرح کنید دریابند. در این روش به دنبال جواب نباشید . هدف شما نزدیک کردن افراد به یکدیگر و به شماست .

فراموش نکنید که مهم نیست موضوع کارگاه یا کلاس درس و یا جلسه کاری و مشاوره  حتی یک گروهی که می خواهند با یکدیگر کار کنند چه باشد. مهم برداشتن دیوارهای شیشه ای میان افراد و تسهیل ارتباطات است. فضایی که بتوانند با یکدیگر تعامل کنند و از زمان بیشترین بهره برداری را کنند.


در کارگاه‌های آموزشی، تسهیلگر ممکن است از تمارین مختلفی برای شکستن یخ استفاده کند؛ مثلا از افراد بخواهد که ضمن معرفی خود، نکته‌ای جالب راجع به خودشان عنوان کنند. معمولا بهتر است تسهیلگر این تمرین را از خود شروع کند؛ مثلا بگوید که ” من دارای …. سابقه تحصیلی و … سابقه کاری هستم و برای این که نکته‌ای شخصی با شما در میان بگذارم باید بدانید که در کودکی می‌خواستم خواننده اپرا شوم “! در چنین صحبتی تسهیلگر از موضوع اصلی مورد بحث کمی فاصله می‌گیرد و فضایی را برای صمیمانه‌تر شدن ایجاد می‌کند؛ در عین حال، موضعی هم سطح مخاطب می‌گیرد.
عموما این تمرین ها  کارساز است و بین گروه و تسهیلگر ایجاد صمیمیت و هم افزایی و انرژی ایجاد می‌کند. در استفاده از چنین تمریناتی باید مطمئن باشیم که می‌توانیم بحث‌هایی را که به قصد و خارج از موضوع اصلی ایجاد کرده‌ایم به خوبی جمع کنیم و به موضوع اصلی بازگردیم. همچنین باید به یاد داشته باشیم که به تک تک افراد در یک کارگاه آموزشی اجازه دهیم که نظر خود را عنوان کنند، در غیر این صورت ممکن است که چنین روشی تاثیر معکوس داشته باشد.

اما اگر گروه شما نیاز به یخ شکنی بیشتری دارد می توانید از روش ها و تمرینات دیگری استفاده کنید. این تمرین ها می توانند به شکل زیر پیاده شوند:

 تمرکز اين يخ شکن بر روي چگونگي وابستگي داخلي افراد به گروه و وابستگي آنها به همديگر است. اين تسهيل کننده با يک کلاف نخ آغاز مي شود. يک سر نخ کلاف را به يکي از اعضا مي دهيم از او مي خواهيم خود را معرفي کرده و سمت سازماني اش را بيان کند. سپس او بايد کلاف را به يکي ديگر از اعضاي گروه بدهد. کسي که کلاف را گرفته خودش را معرفي کرده ارتباطش با نفر قبلي را توضيح مي دهد. اين فرآيند تا زمان معرفي همه اعضا ادامه مي يابد. براي تاکيد بر وابستگي هاي داخلي افراد تيم، تسهيل کننده نخ را مي کشد و دست هاي همه در اين حالت به حرکت درآيد.


همچنین يک تمرين ساده دیگر براي اینکه تيم بتواند بر روي اهداف مشترک متمرکز شود و همچنين آنها را تشويق مي کند تا افراد ديگر را نيز درگير کند موثر است. تسهيل کننده اعضاي تيم را به صورت دايره اي قرار مي دهد. سپس از آنها مي خواهد که توپ را از هر طرفي که هستند به سمت طرف مقابل پرتاب کنند. ابتدا فرد خود و کسي که قرار است توپ را به او دهد معرفي مي کند سپس توپ را پرتاب مي کند. (در چند دفعه اول هر کسي تنها توپ را به سمت افرادي که نامشان را مي داند پرتاب مي کند). پس از اينکه هر يک از افراد حداقل يکبار توپ را پرتاب کرد زمان ايجاد چالش فرا رسيده است- توپ بايد در سريع ترين زمان ممکن بين همه اعضاي گروه ردوبدل شود. اين کار را زمان بندي کنيد و از تيم بخواهيد رکورد بزند. با پيشرفت چالش، عملکرد تيم بهبود مي يابد، مثلا با ايستادن نزديکتر به هم. و بدين ترتيب گروه ياد مي گيرد که به عنوان يک تيم عمل کند. سپس  افراد را به گروه هاي دو يا سه نفره تقسيم کنيد. از آنها بخواهيد درخصوص انتظارات خود از کار، اميدها و ترس هايشان بحث کنند. پاسخ هاي گروه ها را از طريق تلفيق 3-4 اميد، ترس و توقع جمع آوري کنيد و سپس آنها در روش ها و بازی های مختلف بصری استخراج کنید.

همچنین می توانید از شرکت کنندگان بخواهید:


شرح مختصري از خود: از مشارکت کنندگان بخواهيد نام، محل خدمت، سمت سازماني، سابقه و مختصري از ويژگي هاي خودشان را به سايرين بگويند. اين شرح مختصر از خود، يک جزء انساني کار است که به کاهش تفاوت هاي رتبه اي و موقعيتي افراد در تعاملات بعدي کمک مي کند.

 درست يا غلط: از مشارکت کنندگان بخواهيد هر کدام خودش را معرفي کرده و سه يا چهار عبارت در مورد خودش بگويد که يکي از آنها غلط است. بعد به سايرين اين فرصت را بدهيد که راي بدهند که کدام عبارت غلط مي باشد. اين يخ شکن همانطور که باعث شناخت افراد از يکديگر مي شود، به شروع تعامل بين گروه نيز کمک مي کند.

 مصاحبه: از مشارکت کنندگان بخواهيد دو به دو بنشينند. و هرکسي با طرف مقابلش مصاحبه اي داشته باشد. بعد از اين که گروه مجددا دور هم جمع شد، هر شخص، فردي را که با او مصاحبه کرده است به سايرين معرفي کند.


حل کننده هاي مسايل: از افراد بخواهيد تا به گروه هاي کوچکي تقسيم شوند. يک مساله ساده را مطرح کنيد و از گروه ها بخواهيد در زمان کوتاهي روي آن مساله کارکنند. وقتي که گروه مساله را تحليل کرد و بازخورد خود را آماده کرد، از تک تک گروه ها خواسته مي شود تحليل و راهکارهاي خود را به ديگران ارائه دهند.


نکته: يک موضوع ساده را به عنوان مساله مطرح کنيد تا همه بتوانند در آن مشارکت کنند. منظور ما حل يک مساله واقعي نيست، بلکه مي خواهيم گروه را براي تعاملات بيشتر يا حل مسائل در آينده گرم کنيم. همچنين گروه سبک حل مساله و تعامل با يکديگر را ياد مي گيرد.

در پایان به شرح داستان کارگاه مدیریت و رهبری برگردیم . کارگاهی که در نهایت بی اعتمادی کنار یکدیگر نشستند و در شرایط مورد قبولی از یکدیگر جدا شدند.

از شرکت کنندگان خواستم ۳ آرزویی که در کودکی داشتند را بنویسند و در یک کاسه بریزند. سپس هر کدام یک کاغذ را از درون کاسه بردارند و به آنها ۳۰ دقیقه وقت دادم تا با یکدیگر گفت و گو کنند و فردی که آرزوهایش را نوشته پیدا کنند و هر فردی که شرکت کننده ای را شناسایی کرده به وسط جلسه بیاید و آن فرد و آرزویش را معرفی کند.

سپس از شرکت کنندگان خواستم که ۳ آرزو برای آینده خودشان را بیان کنند و باز به ترتیب قبلی عمل کنند. سپس با  ۳ تمرین تنفسی در حالیکه دست های هم را گرفته بودند برای خوردن چایی و بیسکویت رفتند و بسیار نزدیک تر از ۲ ساعت پیش کنار یکدیگر نشستند .

فراموش نکنیم یخ شکنی فرآیندی است که در طول کارگاه ادامه دارد و تا پایان کارگاه ادامه دارد.