صفحه اصلی  »  این سو و آن سو خبر  »  بدون مدیریت زمان ورش...
آذر
۲۱
۱۳۹۳
بدون مدیریت زمان ورشکست می شوید
آذر ۲۱ ۱۳۹۳
این سو و آن سو خبر, سازمانهای غیر دولتی, کارگاه آزاد
۰
image_pdfimage_print

3596406125_cfb365acd2_z

عکس: woodleywonderworks

فیروزه فروزانفر – روزنامه نگار

زمان به هیچ سازمان و گروه و فردی در دست یابی به اهداف تعیین شده رحم نمی کند. زمان می گذرد و اگردرست مدیریت نشود شاکله های یک سازمان را از هم گسیخته و با بی انضباطی روبرومی کند.

زمان  برای هر سازمانی ارزشی چون بودجه دارد و پولی است که اگر حساب و کتابش از دست برود یک سازمان براحتی  ورشکست می شود.

زمان یکی از متغیرهای اساسی است که یک مدیر با آن روبروست. یک مدیر یا یک گروه خوب بدون زمان بندی برای فعالیت های روزمره امکان دست یابی به اهداف تعریف شده را ندارد. در مدیریت یک گروه یا انجمن همواره باید کارهای ضروری و فوری، عوامل غیر قابل پیش بینی که روی زمان بندی تاثیر می گذارد را در نظر بگیرید. اولویت ها را پیش بینی و با در نظر گرفتن آنها برنامه ریزی کنید.

بدون مدیریت زمان هر فعالیت جمعی با بحران و از هم پاشیدگی روبرو می شود و نمی تواند به نتایج مطلوب دست پیدا کند. بخصوص در فعالیت های داوطلبانه گروه را با ریزش نیروو در فعالیت های دیگر نا امیدی و انفعال ایجاد می کند.

حالا بدون آنکه به خودمان دروغ بگوییم از خود سوال کنیم آیا ما می توانیم در کار و فعالیت های اجتماعی زمان را درست مدیریت کنیم؟

چقدر برای زمان ارزش قایل هستیم ووظیفه خود می دانیم که تکالیف روزمره را سر زمان معین انجام دهیم.

بدون شک زمان یک ابزار مهم در مدیریت است. به کار گیری به موقع از نیروی انسانی و منابع مادی بدون اولویت بندی و مقایسه و هدف گذاری های کوتاه مدت و میان مدت در زمان مشخص ممکن نیست.

مدتها بود که عاطفه با یک انجمن محیط زیستی داوطلبانه همکاری می کرد. وی در جلسه داوطلبان مسوولیت های زیادی پذیرفته و از این همکاری خوشحال بود. قرار بود آرشیو نامه ها را مرتب کند. برای انجمن فیس بوک درست کند. برای تمدید مجوز به وزارت کشور برود و یک خبرنامه طراحی کند.

عاطفه همه این کارها را می خواست در یک هفته انجام دهد و سراسر از شوق بود. یک روز به جلسه عمومی عاطفه فقط فیس بوک را درست کرده بود. اوبا خودش تصمیم گرفت بهانه ای تراشیده و در جلسه حاضر نشود. دبیر انجمن که اطمینان داشت عاطفه نمی تواند همه این کارها را انجام دهد به عاطفه تلفن کرد و ضمن تشکر از طراحی خوب فیس بوک گفت: همین کاربرای این هفته  کافیست و نیازی به انجام دیگر کارها نیست. عاطفه در جلسه عمومی دوم قبول کرد که برای هفته بعد تنها آرشیو نامه ها را سر و سامان دهد و بقیه اعضا نیز دیگر کارها را میان خود تقسیم کردند. عاطفه برداشت درستی از زمانی که هر کار برای انجام نیاز دارد نداشت. در حالی که توجه به این موضوع خود از مهارت هایی است که در مدیریت زمان باید به آن توجه کرد.

متغیرهای تاثیرگذار در مدیریت زمان

اما عوامل دیگری نیز موجب می شود که با وجود برنامه ریزی فرد نتواند زمان را مدیریت کند به طور مثال فرد تنبل که همواره کارهایش را عقب می اندازد حتی با وجود برنامه ریزی نمی تواند از زمان مدیریت بهینه داشته باشد.

انگیزه از دیگر متغیرهای مدیریت زمان است. افرادی که کار را به دقیقه آخر واگذار می کنند همواره قادر به استفاده درست اززمان نیستند.

تفاوت نگذاشتن بین کارهای فوری و ضروری و در نظر نگرفتن اولویت ها، از جمله مواردی است که به مدیریت زمان لطمه می زند.

استرس، نداشتن سلامت عمومی، خستگی مزمن و پرداختن به عادت های چون فیس بوک یا خرید های اینترنتی یا انجام دو کار هم زمان نیز می تواند برنامه ها را مختل کند.

 حالا اگرتصمیم گرفته اید مدیریت زمان را در انجام کارهای روزمره در نظر بگیرید اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده می کنید. این کار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممکن است شما اکثریت زمان های بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمان هایی را که صرف مکالمات طولانی می کنید دقیقاً بیاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می توانید از یک دفتر یادداشت، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه ریزی با بخش های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیت ها استفاده کنید. نه تنها آنچه که در طول روز انجام می دهید بلکه احساس خود برای انجام هر کدام از کارها را بنویسید و حتما زمان شروع و پایان آن را یاد داشت کنید.

کارهای مهم را بالاتر بنویسید و کارهایی که می توانید به دیگران بسپارید را در لیست دیگری یاد داشت کنید. سپس روش انجام هر کاری را بنویسید و زمان استراحت را در نظر بگیرید. تلفن را خاموش کنید و فقط به انجام همان کار بپردازید و یا زمانی برای جواب دادن به تلفن را در برنامه پیش بینی کنید. (۱)

هر روز برنامه خود را کنترل و برنامه فردا را اصلاح و بازبینی کنید. این روش موجب می شود به اهداف فردی و حرفه ای خود بهتر دست پیدا کرده وزمانی ذخیره کنید تا بتوانید برای کارهای چون  خانواده واوقات فراغت وقت پیدا کنید و مهمتر اینکه از فشار روانی و استرس ناشی از به هم ریختگی کارها کاهش دهید.(۲)

در مدیریت زمان هماهنگی بین کارهای لیست شده اعم از کارهای فوری و ضروری دارای اهمیت است و شما می توانید از طریق سازماندهی و هماهنگی و نظارت و همراهی و انضباط به یک مدیر موفق تبدیل شوید. فرد یا مدیری که همیشه یک تصویر روشن و کلی از اهداف روزانه در ذهن و برای روز بعد آمادگی بهتری داردو کارهای جاری روزانه را سازماندهی کرده است .

آن زمان به خوبی مشاهده می کنید که تمرکز و حافظه شما افزایش پیدا کرده و انرژی کمتری تلف می کنید و توانایی تصمیم گیری، اثر بخشی، خودکنترلی واحساس مثبت موفقیت در شما افزایش پیدا می کند.

در مقاله بعدی به عوامل اتلاف وقت خواهیم پرداخت.



Leave a reply

Your email address will not be published.

مشاوره حقوقی رایگان برای قربانیان خشونت خانگی

روزهای شنبه تا چهارشنبه، از ساعت ۶ عصر تا ۱۰ شب مشاوران خانه امن پاسخگوی شما هستند.

مشاوره حقوقی رایـــگان

شماره تماس: ۸۵۳۱۲۶۰۰-۰۲۱