مدیریت سازمان غیر دولتی و مدیریت زمان


cs7_156

عکس: cyrusoft.net

فیروزه فروزانفر- روزنامه نگار

برای  اداره یک سازمان غیر دولتی نیازمند مدیریت حساب شده بیش از یک سازمان دولتی هستید و برای مدیریت بهینه به چگونگی استفاده از زمان توجه کنید.

1-     اولویت كارها را مشخص كنید: با اولویت‌بندی درست كارها آنها را به ترتیب فهرست كنید و برای انجام آنها اقدام نمایید. اولویت بندی، اولین گام اصلی در جهت مدیریت زمان است. لیستى از كارهایى كه روزانه باید انجام دهید تهیه و آن را به دو قسمت وظایف فعلى و وظایف آتى تقسیم كنید.  لیست كارهاى روزانه خود را اولویت بندى و بازنگرى كنید و آنها را بدین صورت در نظر بگیرید. كارهایى كه باید انجام دهید، كارهایى كه نیاز به برنامه ریزى مجدد دارد، وظایفى كه قادرهستید انجام آن را به سایرین محول كنید یا فعالیت هایى كه انجام آن از برنامه شما حذف شده است.

2-     زبان بدن را یاد بگیرید: با آموختن زبان بدن (body language) می‌توانید در مذاكرات یك گام جلوتر باشید؛ چرا كه بیش از نیمی از پیام‌های ارتباطی انسان‌ها به وسیله حركات بدن منتقل می‌شوند. با درك صحیح از طرز نشستن، ایستادن، نگاه كردن و صحبت كردن طرف مقابل می‌توانید رفتار و گفتار خود را در جهت متقاعد كردن وی تغییر دهید و بدین ترتیب در زمان كوتاه‌تری به نتیجه برسید. مدیری که زبان بدن را بلد نیست برای هر کاری باید توضیح بدهد، ایمیل بفرستد و زمان بیشتری را صرف ارتباط با مخاطب خود بکند

3-     زمان صرف ناهار و صبحانه فرصت خوبی برای انجام مذاكرات كاری به شكل غیررسمی است. اصطلاح صبحانه كاری و ناهار كاری كه مدتی است رایج شده دلالت برهمین موضوع دارد، پس سعی كنید از این فرصت‌ها به خوبی استفاده کنید. شخصا از زمان صرف ناهار استفاده زیادی می‌برم و بسیاری از گفت‌وگوهای كاری را حین صرف ناهار انجام می‌دهم. به تجربه دریافته‌ام كه احتمال مقاوت و مخالفت در این زمان كمتر است.

4-     جلسات را كوچك و جمع و جور برگزار كنید. جلسات متعدد و طولانی، وقت و انرژی ذهنی زیادی از مدیر می‌گیرد. هر قدر كه تعداد افراد جلسه بیشتر باشند دستیابی به نتیجه و جمع بندی دشوارتر می‌شود. پس ابتدا در مورد ضروری بودن تشكیل جلسه به یقین برسید و بعد هم تا حد امكان جلسه را بزرگ نكنید. جلسه حتما دارای دستور جلسه باشد، دستور جلسه حداقل یك روز پیش از برگزاری جلسه به دست مدعوین برسد، در دستور جلسه زمان شروع و پایان جلسه را مشخص كنید و حتی اگر امكان دارد، حداكثر زمان هر بند از دستور جلسه را هم معین كنید تا افرادی كه قرار است در آن مورد صحبت كنند زمان را مدنظر داشته باشند، موضوعات را برحسب اولویت در دستور كار قرار دهید، از رئیس یا دبیر جلسه بخواهید كه مدیریت زمان جلسه را برعهده داشته باشد و اجازه ندهد كه افراد با مرور حرف‌های تكراری و خارج از موضوع، وقت جلسه را بگیرند، فقط افراد مرتبط به موضوع جلسه را دعوت کنید، نسبت به حضور به موقع در جلسه مقید باشید و دیگران را هم از این موضوع آگاه کنید.

5-     برای وقت خود ارزش قائل باشید: اجازه ندهید كه دیگران وقت با ارزش شما را تلف كنند. در مقابل افرادی كه با درد ودل و حرف‌های حاشیه‌ای می‌خواهند وقت شما را تلف كنند، هوشیار باشید و با لحنی مودبانه بگویید كه در حال حاضر گرفتار هستید و فرصت شنیدن صحبت‌های آنها را ندارید. در ضمن سعی كنید مذاكرات كوتاه و چند دقیقه‌ای را به طور ایستاده انجام دهید؛ بنابراین وقتی كسی بدین منظور نزد شما می‌آید از پشت میز بلند شوید و ایستاده صحبت كنید؛ باور كنید كه در كوتاه كردن صحبت و صرفه‌جویی در وقت بسیار كارساز است.

6-     علامت‌گذاری نكات مهم را فراموش نكنید: وقتی نامه درخواست یا گزارشی را می‌خوانید جملات و عناوین مهم را مشخص كنید، تا در بازخوانی یا استنادهای بعدی مجبور به خواندن مجدد همه مطلب نباشید و بتوانید به سرعت مطالب اصلی را بیابید.

7-     گفت‌وگوهای تلفنی را مختصر كنید.

8-     تفویض اختیار كنید: واگذاری كارها به افرادی كه شایستگی و توانایی انجام آنها را دارند راهی مناسب برای فراهم كردن مقداری وقت آزاد است اما توجه داشته باشید كه در این مهم ضروری است، حیطه اختیارات و مسئولیت فرد را مشخص كنید به طوری كه اختیارات وی با مسئولیت وی متناسب باشد. امضا كردن موارد روزمره مانند فرم‌ها و فاكتورهای روزانه از جمله مواردی است كه شاید بتوانید روی تفویض آنها فكر كنید.

9-     در انتهاى هر روز برنامه روز بعد را یادداشت كنید. این امر به شما كمك مى كند كه نظم و ترتیب بیشترى داشته باشید و وظایف شما تحت كنترل خودتان باشد.

10- روش شخصى خود را در برنامه ریزى دنبال كنید. اگر تصور مى كنید كه برنامه روزنامه شما سنگین و مشقت بار است تغییراتى در ظاهر آن ایجاد كنید تا مشاهده این وظایف برایتان دلپذیرتر باشد. مى توانید از رنگ هاى مختلف، تصاویر و مقواهاى رنگى در تهیه لیست وظایف روزانه خود استفاده كنید.

11- بلندپروازانه فكر نكنید. البته منظور من این نیست که به رویاهای بزرگ خود نیاندیشید بلکه اهداف ویژه اى را كه قابل اندازه گیرى، واقع بینانه و قابل دستیابى باشند در نظر بگیرید تا مسیر درستى را به شما نشان دهند. یعنى به طور دقیق مشخص كنید كه چه كارى را مى خواهید به انجام برسانید و زمان مورد نیاز شما براى به پایان رساندن این كار چقدر است.

12- در صورتی که مدیر مشغولی هستید «نه» گفتن را بیاموزید و بر روى اهدافتان تمركز كنید. اوقات فراغت خود را در صورت لزوم به دوستان، خانواده و شخص خودتان اختصاص دهید. نباید قاطع ، محکم، کوتاه و صادقانه باشد و با استفاده از ضمیر “من” و تکیه و تأکید برآن صورت گیرد. از افعالی استفاده شود که نشان دهندۀ جدیت است مانند من تصمیم دارم ………… من می خواهم …… یا من نمی خواهم این کار را بکنم و با اعتماد به نفس و عاری از تردید، شک و دودلی بیان شود.

نباید محترمانه، صادقانه و واقعی جلوه کند و گستاخی و پرخاشگری را نباید با مطالبه گری و جسارت اشتباه گرفت. بیان نه نباید همراه عذر و بهانه یا ابراز تأسف باشد .نه گفتن باید به صورت مستقیم و بدون توسّل به رفتارهای حاشیه ای صورت گیرد. اگر در موقعیتی بودید که دادن پاسخ صریح دشواراست باید جواب قطعی را به تأخیر انداخت و مثلاً گفت دراین باره فکر خواهم کرد. اگر پس از نه گفتن بازهم طرف مقابل اصرار ورزید شما نیز باید بر پاسخ منفی خود پافشاری کنید. ملازم های غیر کلامی باید در هماهنگی با بیان کلامی نه باشد . یعنی باید با تن صدای قاطعانه ، مصمّم و بدون ارزش درحالی که سر رو به بالا و بدن مستقیم است و تماس چشمی مستقیم با مخاطب برقرار است و با بیان کلامی به شرحی که ذکر شده نه گفت.

13- از خواندن مطالب بیهوده و نامربوط پرهیز کنید

14- بایگانی را ساماندهی کنید: هرچند وقت یک بار بایگانی خود را بررسی نمایید و مکاتباتی را که دیگر نیازی به نگهداری آنها نیست بیرون بیندازید. چنانچه امور بایگانی شما را منشی برعهده دارد از او بخواهید که این کار را با نظارت شما انجام دهد.

15- سیستم بایگانی مناسبی داشته باشید: با داشتن یک سیستم بایگانی نامرتب که نظم منطقی و مشخصی در نگهداری مکاتبات ندارد، هم فضایی را بیهوده اشغال کرده‌اید و هم در هنگام لزوم به دردتان نمی‌خورد؛ پس با توجه به نوع کسب و کاری که دارید سیستم بایگانی مناسبی را پیش‌بینی کنید.

در نهایت اگر میخواهید در مدیریت خود موفق باشید به مدیریت زمان توجه کنید.