صفحه اصلی  »  سازمانهای غیر دولتی  »  مدیریت سازمان غیر دو...
مرداد
۲۲
۱۳۹۳
مدیریت سازمان غیر دولتی و مدیریت زمان
مرداد ۲۲ ۱۳۹۳
سازمانهای غیر دولتی
۰
, , , , ,
image_pdfimage_print

cs7_156

عکس: cyrusoft.net

فیروزه فروزانفر- روزنامه نگار

برای  اداره یک سازمان غیر دولتی نیازمند مدیریت حساب شده بیش از یک سازمان دولتی هستید و برای مدیریت بهینه به چگونگی استفاده از زمان توجه کنید.

۱-     اولویت کارها را مشخص کنید: با اولویت‌بندی درست کارها آنها را به ترتیب فهرست کنید و برای انجام آنها اقدام نمایید. اولویت بندی، اولین گام اصلی در جهت مدیریت زمان است. لیستى از کارهایى که روزانه باید انجام دهید تهیه و آن را به دو قسمت وظایف فعلى و وظایف آتى تقسیم کنید.  لیست کارهاى روزانه خود را اولویت بندى و بازنگرى کنید و آنها را بدین صورت در نظر بگیرید. کارهایى که باید انجام دهید، کارهایى که نیاز به برنامه ریزى مجدد دارد، وظایفى که قادرهستید انجام آن را به سایرین محول کنید یا فعالیت هایى که انجام آن از برنامه شما حذف شده است.

۲-     زبان بدن را یاد بگیرید: با آموختن زبان بدن (body language) می‌توانید در مذاکرات یک گام جلوتر باشید؛ چرا که بیش از نیمی از پیام‌های ارتباطی انسان‌ها به وسیله حرکات بدن منتقل می‌شوند. با درک صحیح از طرز نشستن، ایستادن، نگاه کردن و صحبت کردن طرف مقابل می‌توانید رفتار و گفتار خود را در جهت متقاعد کردن وی تغییر دهید و بدین ترتیب در زمان کوتاه‌تری به نتیجه برسید. مدیری که زبان بدن را بلد نیست برای هر کاری باید توضیح بدهد، ایمیل بفرستد و زمان بیشتری را صرف ارتباط با مخاطب خود بکند

۳-     زمان صرف ناهار و صبحانه فرصت خوبی برای انجام مذاکرات کاری به شکل غیررسمی است. اصطلاح صبحانه کاری و ناهار کاری که مدتی است رایج شده دلالت برهمین موضوع دارد، پس سعی کنید از این فرصت‌ها به خوبی استفاده کنید. شخصا از زمان صرف ناهار استفاده زیادی می‌برم و بسیاری از گفت‌وگوهای کاری را حین صرف ناهار انجام می‌دهم. به تجربه دریافته‌ام که احتمال مقاوت و مخالفت در این زمان کمتر است.

۴-     جلسات را کوچک و جمع و جور برگزار کنید. جلسات متعدد و طولانی، وقت و انرژی ذهنی زیادی از مدیر می‌گیرد. هر قدر که تعداد افراد جلسه بیشتر باشند دستیابی به نتیجه و جمع بندی دشوارتر می‌شود. پس ابتدا در مورد ضروری بودن تشکیل جلسه به یقین برسید و بعد هم تا حد امکان جلسه را بزرگ نکنید. جلسه حتما دارای دستور جلسه باشد، دستور جلسه حداقل یک روز پیش از برگزاری جلسه به دست مدعوین برسد، در دستور جلسه زمان شروع و پایان جلسه را مشخص کنید و حتی اگر امکان دارد، حداکثر زمان هر بند از دستور جلسه را هم معین کنید تا افرادی که قرار است در آن مورد صحبت کنند زمان را مدنظر داشته باشند، موضوعات را برحسب اولویت در دستور کار قرار دهید، از رئیس یا دبیر جلسه بخواهید که مدیریت زمان جلسه را برعهده داشته باشد و اجازه ندهد که افراد با مرور حرف‌های تکراری و خارج از موضوع، وقت جلسه را بگیرند، فقط افراد مرتبط به موضوع جلسه را دعوت کنید، نسبت به حضور به موقع در جلسه مقید باشید و دیگران را هم از این موضوع آگاه کنید.

۵-     برای وقت خود ارزش قائل باشید: اجازه ندهید که دیگران وقت با ارزش شما را تلف کنند. در مقابل افرادی که با درد ودل و حرف‌های حاشیه‌ای می‌خواهند وقت شما را تلف کنند، هوشیار باشید و با لحنی مودبانه بگویید که در حال حاضر گرفتار هستید و فرصت شنیدن صحبت‌های آنها را ندارید. در ضمن سعی کنید مذاکرات کوتاه و چند دقیقه‌ای را به طور ایستاده انجام دهید؛ بنابراین وقتی کسی بدین منظور نزد شما می‌آید از پشت میز بلند شوید و ایستاده صحبت کنید؛ باور کنید که در کوتاه کردن صحبت و صرفه‌جویی در وقت بسیار کارساز است.

۶-     علامت‌گذاری نکات مهم را فراموش نکنید: وقتی نامه درخواست یا گزارشی را می‌خوانید جملات و عناوین مهم را مشخص کنید، تا در بازخوانی یا استنادهای بعدی مجبور به خواندن مجدد همه مطلب نباشید و بتوانید به سرعت مطالب اصلی را بیابید.

۷-     گفت‌وگوهای تلفنی را مختصر کنید.

۸-     تفویض اختیار کنید: واگذاری کارها به افرادی که شایستگی و توانایی انجام آنها را دارند راهی مناسب برای فراهم کردن مقداری وقت آزاد است اما توجه داشته باشید که در این مهم ضروری است، حیطه اختیارات و مسئولیت فرد را مشخص کنید به طوری که اختیارات وی با مسئولیت وی متناسب باشد. امضا کردن موارد روزمره مانند فرم‌ها و فاکتورهای روزانه از جمله مواردی است که شاید بتوانید روی تفویض آنها فکر کنید.

۹-     در انتهاى هر روز برنامه روز بعد را یادداشت کنید. این امر به شما کمک مى کند که نظم و ترتیب بیشترى داشته باشید و وظایف شما تحت کنترل خودتان باشد.

۱۰- روش شخصى خود را در برنامه ریزى دنبال کنید. اگر تصور مى کنید که برنامه روزنامه شما سنگین و مشقت بار است تغییراتى در ظاهر آن ایجاد کنید تا مشاهده این وظایف برایتان دلپذیرتر باشد. مى توانید از رنگ هاى مختلف، تصاویر و مقواهاى رنگى در تهیه لیست وظایف روزانه خود استفاده کنید.

۱۱- بلندپروازانه فکر نکنید. البته منظور من این نیست که به رویاهای بزرگ خود نیاندیشید بلکه اهداف ویژه اى را که قابل اندازه گیرى، واقع بینانه و قابل دستیابى باشند در نظر بگیرید تا مسیر درستى را به شما نشان دهند. یعنى به طور دقیق مشخص کنید که چه کارى را مى خواهید به انجام برسانید و زمان مورد نیاز شما براى به پایان رساندن این کار چقدر است.

۱۲- در صورتی که مدیر مشغولی هستید «نه» گفتن را بیاموزید و بر روى اهدافتان تمرکز کنید. اوقات فراغت خود را در صورت لزوم به دوستان، خانواده و شخص خودتان اختصاص دهید. نباید قاطع ، محکم، کوتاه و صادقانه باشد و با استفاده از ضمیر “من” و تکیه و تأکید برآن صورت گیرد. از افعالی استفاده شود که نشان دهندۀ جدیت است مانند من تصمیم دارم ………… من می خواهم …… یا من نمی خواهم این کار را بکنم و با اعتماد به نفس و عاری از تردید، شک و دودلی بیان شود.

نباید محترمانه، صادقانه و واقعی جلوه کند و گستاخی و پرخاشگری را نباید با مطالبه گری و جسارت اشتباه گرفت. بیان نه نباید همراه عذر و بهانه یا ابراز تأسف باشد .نه گفتن باید به صورت مستقیم و بدون توسّل به رفتارهای حاشیه ای صورت گیرد. اگر در موقعیتی بودید که دادن پاسخ صریح دشواراست باید جواب قطعی را به تأخیر انداخت و مثلاً گفت دراین باره فکر خواهم کرد. اگر پس از نه گفتن بازهم طرف مقابل اصرار ورزید شما نیز باید بر پاسخ منفی خود پافشاری کنید. ملازم های غیر کلامی باید در هماهنگی با بیان کلامی نه باشد . یعنی باید با تن صدای قاطعانه ، مصمّم و بدون ارزش درحالی که سر رو به بالا و بدن مستقیم است و تماس چشمی مستقیم با مخاطب برقرار است و با بیان کلامی به شرحی که ذکر شده نه گفت.

۱۳- از خواندن مطالب بیهوده و نامربوط پرهیز کنید

۱۴- بایگانی را ساماندهی کنید: هرچند وقت یک بار بایگانی خود را بررسی نمایید و مکاتباتی را که دیگر نیازی به نگهداری آنها نیست بیرون بیندازید. چنانچه امور بایگانی شما را منشی برعهده دارد از او بخواهید که این کار را با نظارت شما انجام دهد.

۱۵- سیستم بایگانی مناسبی داشته باشید: با داشتن یک سیستم بایگانی نامرتب که نظم منطقی و مشخصی در نگهداری مکاتبات ندارد، هم فضایی را بیهوده اشغال کرده‌اید و هم در هنگام لزوم به دردتان نمی‌خورد؛ پس با توجه به نوع کسب و کاری که دارید سیستم بایگانی مناسبی را پیش‌بینی کنید.

در نهایت اگر میخواهید در مدیریت خود موفق باشید به مدیریت زمان توجه کنید.



Leave a reply

Your email address will not be published.

x


اکتبر، ماهی برای پیشگیری و مبارزه با خشونت خانگی برای همه


«یک ماه برای مبارزه با خشونت خانگی»